Shopify fulfilment automation voor educatieve uitgever | Faqta

Faqta is een Nederlandse educatieve uitgever en leerplatform voor het primair onderwijs, opgericht in 2016. Inmiddels werken meer dan 500 scholen, 7.500 leerkrachten en 100.000 leerlingen met Faqta, verspreid over meer dan 200 onderwijsstichtingen. Het aanbod combineert digitale lesmethodes met fysieke werkboeken, doeboeken, leerwerkschriften en handleidingen.

Die combinatie van digitaal onderwijs en fysieke lesmaterialen brengt een aanzienlijke fulfilmentoperatie met zich mee. Voor schooljaar 2026–2027 distribueert Faqta meer dan 170.000 boeken, waarbij één afzonderlijke schoolbestelling kan oplopen tot bijna 4.000 exemplaren. Beschikbaarheid, pre-orders, samengestelde lespakketten en verschillende levermomenten moeten daardoor betrouwbaar binnen dezelfde orderflow kunnen worden verwerkt.

Voor Faqta ondersteunde Opklopper de Shopify-operations rond productbundles, pre-orders en automatische partial fulfilment. Samengestelde lesmaterialen moesten commercieel als één pakket besteld kunnen worden, terwijl de afzonderlijke onderdelen technisch correct in de order en fulfilmentflow terechtkwamen.

Een extra uitdaging ontstond wanneer een bestelling zowel direct beschikbare materialen als producten met een toekomstige leverdatum bevatte. In plaats van een volledige order te laten wachten totdat ieder onderdeel beschikbaar was, richtte Opklopper de workflow zo in dat beschikbare producten automatisch konden worden fulfilled terwijl pre-orderonderdelen open bleven staan voor een later levermoment.

Daarvoor werkten we met Shopify-bundles, orderlogica en Order Automator. Ook bestaande openstaande Shopify-orders konden via batch processing volgens de nieuwe fulfilmentlogica worden verwerkt. De volledige orderflow werd getest in combinatie met fulfilmentpartner Ipskamp Printing, van bestelling in Shopify tot verwerking van de afzonderlijke lesmaterialen.

Daarnaast onderzocht en configureerde Opklopper onderdelen van een mogelijke Shopify-HubSpotkoppeling. De kern van de gerealiseerde scope bleef echter de operationele Shopify-flow voor samengestelde onderwijsproducten, verschillende releasedata en geautomatiseerde fulfilment.

Het resultaat is een schaalbaardere Shopify-orderflow waarin beschikbare lesmaterialen automatisch kunnen worden verwerkt terwijl toekomstige releases binnen dezelfde bestelling open blijven staan. Daarmee ondersteunt de webshop de fysieke commerceprocessen van een educatieve uitgever die jaarlijks honderdduizenden lesmaterialen distribueert naar scholen in heel Nederland.